Cách xây dựng brief bài viết Marketing để không phải sửa đi sửa lại

Một brief đủ dùng gồm 8 phần

Một brief bài viết Marketing đủ dùng không cần cầu kỳ. Bạn có thể sao chép khung dưới đây và điền vào mỗi lần giao bài. Phần nào không cần thì bỏ trống, nhưng nên đọc qua cả 8 dòng để chắc mình không quên gì.

1. Mục đích bài viết: bài này để làm gì? (bán hàng, giải đáp thắc mắc, lên top Google...)

2. Người đọc: ai sẽ đọc? họ đang gặp chuyện gì, đã biết gì về sản phẩm?

3. Thông điệp chính: nếu người đọc chỉ nhớ 1 điều, đó là điều gì?

4. Thông tin bắt buộc: sản phẩm, giá, ưu đãi, số liệu, tên chương trình

5. Giọng văn: thân mật hay trang trọng? xưng hô thế nào? từ nào không dùng?

6. Kênh và độ dài: blog, Facebook, email...? khoảng bao nhiêu chữ?

7. Hành động mong muốn: đọc xong người đọc nên làm gì?

8. Bài mẫu tham khảo: 1 đến 2 bài thích và 1 bài không thích, kèm lý do

Nếu là bài SEO, bạn thêm 2 dòng: từ khóa chính và các link cần chèn. Với bài quảng cáo, thêm dòng về quy định của nền tảng, ví dụ những từ không được dùng khi nói về mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng.

Mỗi phần trong brief giúp tránh một lần sửa

Cách dễ nhất để hiểu vai trò của từng dòng trong brief bài viết Marketing là nhìn vào những câu nhận xét hay gặp nhất khi duyệt bài. Gần như câu nào cũng chỉ về một chỗ bị bỏ trống.

"Bài này đọc xong không biết để làm gì"

Đây là dấu hiệu brief thiếu mục đích. Một bài để bán hàng cần nói rõ lợi ích và có lời mời mua. Một bài để giải đáp thắc mắc thì nên tập trung trả lời, nhắc sản phẩm vừa phải. Người viết không biết mục đích sẽ viết lưng chừng giữa hai kiểu.

"Viết sâu quá, khách mình không hiểu" hoặc "Nói chung chung quá"

Hai nhận xét trái ngược nhưng cùng một nguyên nhân: người viết không biết người đọc là ai. Chủ quán cà phê lần đầu tìm hiểu quảng cáo Facebook cần được giải thích từ đầu. Một người làm marketing lâu năm lại thấy phần giải thích đó thừa. Chỉ cần một câu mô tả người đọc trong brief là người viết chọn được độ sâu phù hợp.

"Sai giá rồi" hoặc "Chương trình này kết thúc rồi em"

Lỗi thông tin là lỗi tốn thời gian nhất, vì phát hiện muộn thì có khi phải đăng lại bài. Mọi con số, tên sản phẩm và điều kiện ưu đãi nên nằm sẵn trong brief, kèm ngày áp dụng. Đừng để người viết tự tìm trên website, vì website có thể chưa cập nhật.

"Giọng không giống mình"

Mỗi thương hiệu có cách nói riêng. Một tiệm bánh có thể xưng "tiệm" và gọi khách là "bạn". Một văn phòng luật lại cần lời lẽ chừng mực, rõ ràng. Nếu brief chỉ ghi "giọng thân thiện", mỗi người sẽ hiểu một kiểu. Hãy ghi cụ thể cách xưng hô và đưa 1 đoạn văn mẫu.

"Dài quá, khách không đọc hết"

Một bài Facebook 800 chữ hay một email dài như bài blog đều khó giữ chân người đọc. Ghi rõ kênh đăng và độ dài mong muốn giúp người viết chọn ý ngay từ đầu, thay vì viết dài rồi bị cắt.

"Cuối bài không có gì để khách làm tiếp"

Người viết cần biết bạn muốn khách nhắn tin, gọi điện, điền form hay đọc tiếp bài khác. Dòng hành động mong muốn chỉ mất 5 giây để viết nhưng giúp tránh được một vòng sửa phần kết.

Cùng một yêu cầu, 2 cách viết brief

Ví dụ dưới đây là một spa muốn có bài blog giới thiệu dịch vụ chăm sóc da mụn. Đây là tình huống giả định để minh họa.

Brief ban đầu:

Viết bài về dịch vụ trị mụn của spa, khoảng 1.000 chữ, chuẩn SEO, giọng thân thiện.

Đây là kiểu brief bài viết Marketing rất hay gặp. Nghe có vẻ đủ, nhưng người viết sẽ phải tự đoán gần hết. Bài nhận về thường đúng chủ đề nhưng sai đối tượng, thiếu giá và kết thúc bằng một câu mời chung chung.

Brief đã bổ sung:

• Mục đích: giới thiệu gói chăm sóc da mụn, để khách đặt lịch tư vấn miễn phí.

• Người đọc: nữ 20 đến 30 tuổi, văn phòng, đã thử tự trị mụn tại nhà nhưng chưa hiệu quả, lo sợ trị mụn ở spa bị đau và để lại thâm.

• Thông điệp chính: quy trình nhẹ nhàng, có soi da trước khi làm, không nặn mụn ồ ạt.

• Thông tin bắt buộc: gói 6 buổi giá 2,4 triệu đồng, tặng 1 buổi soi da, áp dụng đến hết tháng 12.

• Giọng văn: xưng "spa", gọi khách là "bạn", nhẹ nhàng như đang tư vấn. Không dùng từ "cam kết khỏi hẳn", "100%".

• Kênh và độ dài: blog, khoảng 1.000 chữ, từ khóa "chăm sóc da mụn tại spa".

• Hành động mong muốn: nhắn Zalo hoặc để lại số điện thoại để đặt lịch soi da.

• Tham khảo: bài "Quy trình chăm sóc da cơ bản" trên blog của spa, thích vì dễ đọc, có ảnh từng bước.

Bản thứ 2 mất khoảng 10 phút để viết. Đổi lại, người viết biết chính xác phải nói gì, nói với ai và kết thúc ra sao. Thời gian 10 phút này ít hơn nhiều so với 2, 3 vòng góp ý qua lại.

Brief bao nhiêu là đủ?

Một brief bài viết Marketing tốt không cần dài. Với bài Facebook, nửa trang là đủ. Với bài blog hoặc bài SEO, khoảng 1 trang. Brief dài 3, 4 trang thường khiến người viết bỏ sót ý quan trọng, vì thông tin chính bị lẫn giữa quá nhiều ghi chú phụ.

Một mẹo nhỏ là tách phần thông tin cố định ra riêng. Giới thiệu thương hiệu, chân dung khách hàng, giọng văn và danh sách từ cần tránh gần như không đổi giữa các bài. Bạn chỉ cần viết những phần này một lần, lưu thành tài liệu chung và gửi kèm. Brief cho từng bài khi đó chỉ còn mục đích, thông điệp, thông tin riêng và hành động mong muốn.

Nếu chưa có kế hoạch nội dung rõ ràng, việc viết brief cho từng bài sẽ khá vất vả, vì mỗi lần lại phải nghĩ mục đích từ đầu. Bài lập kế hoạch marketing với AI có hướng dẫn cách xác định mục tiêu và nhóm khách hàng trước, để brief sau này viết nhanh hơn.

Ai nên viết brief và viết vào lúc nào?

Người viết brief nên là người nắm rõ mục tiêu kinh doanh và chịu trách nhiệm duyệt bài cuối cùng. Ở doanh nghiệp nhỏ, đó thường là chủ cửa hàng hoặc người phụ trách marketing. Ở agency, đó là người làm việc trực tiếp với khách hàng. Nếu người duyệt bài và người viết brief là 2 người khác nhau, hãy để người duyệt đọc qua brief trước khi giao việc. Chỉ mất vài phút, nhưng tránh được tình huống bài viết đúng brief mà vẫn bị trả về.

Thời điểm tốt nhất để viết brief bài viết Marketing là ngay sau khi chốt kế hoạch nội dung của tuần hoặc tháng, khi mục tiêu còn rõ trong đầu. Viết brief sát giờ giao bài dễ khiến bạn bỏ sót thông tin, nhất là các con số về giá và ưu đãi.

Người viết cũng nên đọc brief ngay khi nhận và hỏi lại những chỗ chưa rõ trước khi bắt đầu. Một câu hỏi lúc đầu tiết kiệm hơn rất nhiều so với một vòng sửa lúc cuối.

Góp ý sao cho vòng sửa ngắn lại

Brief tốt giảm được phần lớn số lần sửa, nhưng cách góp ý cũng quan trọng không kém. Một brief bài viết Marketing chỉ phát huy hết tác dụng khi lời góp ý cũng bám theo nó. Vài nguyên tắc dưới đây giúp người viết sửa đúng ngay lần đầu.

Gom ý kiến lại rồi gửi một lần. Nếu bài cần 3 người duyệt, hãy để cả 3 góp ý vào cùng một file trước khi chuyển cho người viết. Gửi rải rác dễ dẫn đến ý sau trái ý trước.

Góp ý dựa trên brief. Thay vì nói "chưa hay", hãy chỉ ra phần nào chưa đúng với brief: "đoạn 2 chưa nói đến chuyện không đau, đây là thông điệp chính". Người viết sẽ biết chính xác cần sửa gì.

Tách ý bắt buộc và ý gợi ý. Lỗi sai giá là bắt buộc phải sửa. Muốn đổi một từ cho hay hơn là gợi ý. Ghi rõ hai loại này giúp người viết ưu tiên đúng.

Nếu đổi ý, hãy cập nhật brief. Có khi đọc bài xong bạn mới nhận ra muốn hướng khác. Chuyện này bình thường, nhưng nên sửa brief trước rồi mới yêu cầu viết lại, để lần sau không lặp lại.

Đặt giới hạn số vòng sửa. Nhiều đội đặt quy ước tối đa 2 vòng cho một bài. Nếu sau 2 vòng vẫn chưa ổn, vấn đề thường nằm ở brief chứ không ở câu chữ, và cả hai bên nên ngồi lại xem brief thiếu gì.

Brief cũng là cách giao việc cho AI

Ngày càng nhiều đội dùng AI để viết bản nháp đầu tiên. Lúc này, brief bài viết Marketing chính là câu lệnh bạn đưa cho AI. AI không thể hỏi lại như người viết, nên brief càng thiếu thì bài càng chung chung. Bài viết nội dung bằng AI có thêm ví dụ về cách đưa thông tin để AI viết đúng ý.

Phần thông tin cố định về thương hiệu cũng có thể lưu lại để không phải gõ lại mỗi lần. Trên Scalio, sản phẩm, khách hàng mục tiêu, giọng văn và những từ cần tránh được lưu trong hồ sơ thương hiệu Brand Brain. Khi viết nội dung, AI tự dựa vào hồ sơ này. Bạn chỉ cần thêm phần riêng của từng bài như mục đích, thông điệp và ưu đãi đang chạy.

Dù người viết là nhân viên, cộng tác viên hay AI, bản đầu tiên vẫn cần người hiểu thương hiệu đọc lại. Brief tốt không làm bước duyệt biến mất, nó chỉ giúp bước này nhẹ hơn nhiều.